解读在特殊情况下如何实施业务连续性计划（BCP）

BCP, Business Continuity Plan，又称业务连续性计划，是一套基于业务运行规律的管理要求和规章流程。

BCP可以使一个组织在突发事件面前能够迅速作出反应，以确保关键业务功能可以持续，而不造成业务中断或业务流程本质的改变。

鼓励企业实施业务连续性计划(以下简称“BCP”)，以尽量减少营运中断导致的损失，并确保业务持续运行。

在新冠肺炎疫情不断扩张的局势下，在BIPO全球办公室中，我们的团队已经采取了各种措施，包括BCP。为了帮助HR管理人员进行管理，我们强调了在此期间执行业务流程时需要考虑的一些关键方面：

1. 人力资源管理

2. 业务职能

3. 交流沟通

一、 人力资源管理

安全的办公环境

为确保您的员工和客户的健康，我们必须创造一个安全健康的工作环境。简单的措施包括：

• 定期测量体温

员工每天两次测量体温。

• 访客登记

需要登记的基本信息包括访问日期，联系方式等，如果需要跟踪记录的话可以登记更多详细信息。

• 个人防护品

个人防护品如医用外科口罩、洗手液、温度计等。

• 指定休息区域

如有需要，可以指定有卫生间设施的房间或区域作为有发热或流感症状的员工的隔离区域。

流感管理专员

对于大型企业和组织，考虑任命一名“流感管理专员”，以确保所有员工在此期间熟悉并遵守BCP。

• 该专员也可作为与有关卫生当局的联络人，以确保能够及时准确地传播信息。

• 在需要隔离员工的情况下，流感管理专员也可以随时向这些员工通知有关工作事项。

弹性工作安排

• 对于有轻微病状的雇员，可以让他们进行居家办公，并根据实际情况酌情减免需要每次出示医疗证明的必要。

• 尤其对于高风险雇员实行弹性工作制度。

• 对于如病假、海外旅行和从受影响国家召回的非关键雇员(及其家属)实行审查政策。

旅行及健康情况申报

• 对于旅行情况要对于公司及时申报。

• 向前往受影响国家的雇员索取健康和旅行申报单。

• 各公司应为过去14天从受影响国家返回的雇员作出弹性的工作安排。在此期间，这些雇员还应每天监测两次体温。

• 在此期间，所有非必要出行应实行不同政策。

二、 业务职能

管理层和业务连续性小组

特别是中小企业和小公司的决策往往集中在高层，集中在高层管理团队中的少数成员手上。公司需要的是要有一个“二把手”，并确保业务连续性团队到位，当BCP被激活时可以明确了解他们的作用和责任。

确定关键业务职能和关键雇员

• 考虑把员工分成不同的团队，他们可以被分成在不同的工作时间内实行弹性办公制度(例如：A团队在家工作，B团队在办公室工作，以避免团队之间感染的风险)。

• 考虑到高风险雇员(例如：孕妇、老年雇员或有健康隐患的人)。

• 在可能的情况下，对团队成员进行交叉培训或建立“伙伴制度”，以确保有备用方法在特殊情况可以施行。

• 定期记录和更新流程，确保这些流程在云上办公空间可以方便获得，以便今后使用。

• 持有关键信息的员工应清楚地记录这些信息，并与核心团队成员分享这些信息。

供应商和客服管理

• 与主要供应商和服务提供商讨论BCP问题以支持公司应对特殊情况时的计划。

• 公司内部，讨论并决定在何时会启用替代的供应商。

• 确定哪些是公司的重要客户，并确保有足够的措施来满足重要客户的要求，以及适用于他们的替代方案。

技术和基础设施

拥有正确的技术和工具是必不可少的，包括支持业务需求的基础设施。

如果因为各种情况需要而施行弹性工作制度的，网络通信工具可以提供足够的方便，易于实现且成本效益高可确保区域团队保持联系。

最常用的工具包括：

• Microsoft Teams (Office 365)

• Zoom Video Conferencing

• Slack

• Trello

• Google Drive

• Microsoft OneDrive for Business

作为一家专业的HR公司，我们提倡利用专业的技术和便捷的虚拟通讯工具如Microsoft Teams 和Zoom等来进行我们的日常工作任务，提高办事效率和作为特殊情况的应对。

执行行动计划

指定一个团队或部门来帮助协调和执行BCP。使得所有部门在业务上保持一致，并在执行BCP过程中建立明确的沟通渠道，确保在遵守的同时减少风险。

三、 沟通

四、 保持信息更新

保持最新信息的更新，并确保这些信息是从可靠的来源获得的。以下是一些与新冠肺炎有关的有用链接：

-World Health Organization

-Centres for Disease Control and Prevention

五、 分享我们的方式 #theBIPOwayBIPO在实施BCP方面的经验丰富。以我们的上海、香港和新加坡办公室为例，以下是一些有用的经验分享：

(a) 通信技术工具是关键

除了群聊，Microsoft Teams、One Drive for Business等工具也是我们重要的沟通渠道，帮助我们有效地保持日常沟通。当有多个参与者进行会议需要共享屏幕时，Zoom的视频会议工具会提供非常大的便捷。

(b)内部沟通渠道

BIPO自主研发的HRMS平台以及Workio APP使管理者能够通过它的数据可视化模块来发布内部公告，员工可以在他们的PC端或者APP移动端上查看公告。

BIPO HRMS

Workio App

(c) 远程办公

在这段艰巨的时间里，我们安排员工进行远程居家办公以确保员工能够健康安全的同时，也能够进行公司业务的运作，那么一些基于云端的软件与移动应用程序是非常必须的。我们都已提前将这些能够支持这些软件及应用程序的设备准备就绪，使得员工可以安心进行居家远程办公。

同时，因为一些同事可能比较重视结构化、规则化的工作状态。所以必须明确工作时间，需要保持在线(可联系)状态的时间等应事先告知。

居家办公对于我们大部分员工来说并不是熟悉的工作方式，要让一些员工去习惯和适应，特别是那些喜欢与团队工作的人。需要这些员工心态上和工作态度上进行一些调整，比如记住保持通讯线路的通常畅通，不要忘记与你的团队联系等等。

(d) 虚拟会议已成为常态

(e) 做好调整BCP的准备

在实施前一周，我们的团队通过测试我们的通讯平台和业务工具进行了试运行。整个过程中，我们意识到有些项目需要微调，而有一些则是正确可施行的。经过这次的经验，我们了解到什么是有效的，什么是需要调整的，使我们有充分的信心来实施我们的BCP。